Overslaan naar inhoud

▸ GEGEVENSBESCHERMING

Privacy-verklaring

Hoe Fringloos BV uw persoonsgegevens en bedrijfsdata gebruikt bij het opstellen van een VIAF-energiestudie.

Laatst bijgewerkt: 2026-05-29

Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens en bedrijfsdata wij verwerken wanneer u een beroep doet op de VIAF-dienst, met welk doel, op welke grondslag en hoe lang. Ze geldt voor alle interacties via viaf.be, e-mail en de levering van energiestudies onder de naam VIAF.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Fringloos BV, handelend onder de naam VIAF voor de energiestudie-dienst.

  • Maatschappelijke zetel: De Arend 5, 8210 Zedelgem, België
  • KBO: 0632.947.566
  • BTW: BE 0632.947.566
  • Contactpunt voor privacy: [email protected] (onderwerp "Privacy")

2. Welke gegevens verwerken wij?

  • Identificatiegegevens van uw contactpersoon — naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
  • Onderneming-gegevens — bedrijfsnaam, KBO-nummer, adres, contactgegevens.
  • Investeringsgegevens — installateur-facturen, technische specificaties, offertes.
  • Energiedata — energiefacturen en kwartiermeterdata via uw MijnFluvius-CSV-export (en in latere versies, via Fluvius-mandaat na uw uitdrukkelijke toestemming).
  • Communicatie-historiek — e-mails, formulier-aanvragen, opmerkingen die u met ons deelt.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

  • Uitvoering van de overeenkomst — opmaak en levering van uw energiestudie, technische beschrijving of no-go-nota.
  • Wettelijke verplichtingen — bewaring van het dossier gedurende minstens 10 jaar voor regulatorische audit door VEKA of FOD Financiën.
  • Gerechtvaardigd belang — interne kwaliteitsbewaking en productontwikkeling, op geanonimiseerde of geaggregeerde data.
  • Wettelijke informatie-verplichtingen — beantwoording van bijkomende vragen vanuit VEKA na indiening van uw dossier.

4. Op welke rechtsgrondslag baseren wij ons?

  • Uitvoering van overeenkomst (art. 6.1.b GDPR) voor de levering van de dienst.
  • Wettelijke verplichting (art. 6.1.c GDPR) voor de bewaartermijnen.
  • Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f GDPR) voor interne kwaliteitsbewaking, na een belangenafweging.
  • Toestemming (art. 6.1.a GDPR) voor het opvragen van data via een Fluvius-mandaat, wanneer dat in de toekomst van toepassing is.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

  • Dossier-data (studies, sjablonen, ondertekende verklaringen): 10 jaar na levering, in functie van de regulatorische bewaarplicht.
  • Niet-doorgevoerde leads (aanvragen die niet tot een dossier leiden): 12 maanden, daarna anonimiseren.
  • Communicatie-archief: 5 jaar.
  • Financiële gegevens (facturen): 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige stukken.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens enkel met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst of voor naleving van wettelijke verplichtingen:

  • VEKA (Vlaams Energie- en Klimaatagentschap) — bij indiening van uw dossier door u of uw accountant via de VEKA-webtoepassing.
  • FOD Financiën — automatische doorgifte van het attest door VEKA na goedkeuring.
  • Steen Elektriciteit BV — als technisch operator van de simulatie-tooling (bessalyse), onder een data-verwerkingsovereenkomst die de beperkingen van het gebruik formaliseert.
  • Onze hosting-provider (Odoo SA, gevestigd in de EU) — onder een data-verwerkingsovereenkomst.

Wij delen uw gegevens niet met derden voor commerciële of marketing-doeleinden.

7. Wordt uw data buiten de EU verwerkt?

In principe niet. Al onze data en die van onze verwerkers blijft binnen de Europese Unie. Indien een specifieke verwerking dit zou wijzigen, brengen wij u op de hoogte en zorgen wij voor de wettelijk vereiste waarborgen (standaard contractuele clausules — SCC).

8. Welke rechten heeft u?

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage — opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
  • Recht op rectificatie — correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
  • Recht op wissing ("recht om vergeten te worden") — binnen de beperkingen van onze bewaartermijnen.
  • Recht op beperking van de verwerking.
  • Recht op overdraagbaarheid — uw data in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat ontvangen.
  • Recht op bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
  • Recht om toestemming in te trekken — voor verwerkingen die op uw toestemming gebaseerd zijn, met effect voor de toekomst.

U oefent deze rechten uit door een schriftelijke aanvraag naar [email protected] (onderwerp "Privacy"). Wij antwoorden binnen 30 dagen.

Bent u niet tevreden met onze afhandeling, dan kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — [email protected] — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

  • Versleuteling van data in rust en in transit (HTTPS, TLS).
  • Toegangscontrole tot Odoo, met multi-factor-authenticatie (MFA) voor administratieve toegang.
  • Periodieke security-review van onze infrastructuur.
  • Strikte beperking van toegangsrechten op need-to-know-basis binnen Fringloos BV.

10. Cookies en tracking

Onze website gebruikt cookies en tracking-pixels voor twee duidelijk onderscheiden doeleinden:

Functioneel (strikt noodzakelijk voor de werking van de site, geen toestemming vereist):

  • Sessie- en taal-voorkeurscookies (Odoo Website).
  • Cloudflare Turnstile voor formulier-bescherming.
  • CSRF-token voor formulier-bescherming.

Analytics en advertising (momenteel in non-personalized configuratie; een formele cookie-banner met Consent Mode v2 wordt in 2026 toegevoegd):

  • Google Analytics 4 — measurement ID G-FC5VJRCVY3, geladen via Google Tag Manager (container GTM-T5LLNWKV). Wij gebruiken GA4 om pagina-bezoeken en contact-formulier-conversies te meten.
  • LinkedIn Insight Tag — partner ID 9213114. Wij gebruiken deze om bezoekers afkomstig uit LinkedIn-campagnes te meten en om geaggregeerde demografische rapportering mogelijk te maken.
  • Ad-click identifiers en UTM-parameters (gclid, wbraid, gbraid, li_fat_id, utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term) bij landing van een advertentie-klik: opgeslagen als first-party cookies (viaf_*) met een levensduur van 90 dagen, om paid-traffic-attributie naar uw uiteindelijke aanvraag te kunnen meten.

De analytics-data wordt verzameld in non-personalized modus (npa=1 in de Google Analytics collect-aanroepen): er wordt geen profiel opgebouwd voor advertising-personalisatie. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang in de meting van onze paid-acquisitie en de optimalisatie van onze website.

Uw opt-out-mogelijkheden:

Een uitgebreide cookie-tabel met retentie-tijden per cookie en exacte providers wordt toegevoegd bij de volgende jurist-review van deze verklaring.

11. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen of technologische context dat vereisen. De laatst-bijgewerkte datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de huidige versie van toepassing werd. Bij materiële wijzigingen die uw rechten raken, brengen wij u afzonderlijk op de hoogte via het e-mailadres waarmee u met ons in contact staat.