Veelgestelde vragen

Een gedetailleerd document dat aantoont dat een investering een belangrijke energiebesparing oplevert. VEKA aanvaardt de auteur per dossier op basis van de kwaliteit van de studie — er bestaat geen officieel register van "erkende energiedeskundigen". Bij ons tekent ing. Tsarina Vandekerckhove als auteur.

(1) de getekende offerte of het verkoopsorder van de investering, (2) de installateur-factuur of -facturen, (3) een recente energiefactuur, (4) een CSV-export van uw kwartiermeterdata uit MijnFluvius (we sturen instructies), (5) uw KBO-nummer, (6) onze ondertekende Intake-verklaring. Optioneel: hardware-datasheets en context over toekomstige verbruikswijzigingen.

Vanaf intake tot een ondertekende studie: typisch 2 tot 3 weken. Het VEKA-attest zelf laat momenteel langer op zich wachten omwille van het samenwerkingsakkoord dat nog niet in werking is — zie hieronder.

VEKA neemt aanvragen al aan, maar kan pas attesten afleveren wanneer het samenwerkingsakkoord tussen de federale overheid en de gewesten in werking treedt. Dat akkoord is ondertekend, maar nog niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Een datum voor de eerste attesten is er nog niet.

Intussen regelt het koninklijk besluit van 16 juni 2026 de aangifte. Voor investeringen uit 2025 en 2026 mag de aangifte zonder attest gebeuren, op voorwaarde dat de onderneming twee dingen kan voorleggen: de documenten die aantonen dat de investering op de energielijst past (de energiestudie en het ingevulde VEKA-sjabloon), en het bewijs dat de aanvraag bij VEKA ingediend is. Dien de aanvraag daarom in vóór uw boekhouder de aangifte indient, en bewaar de bevestiging van VEKA.

Bij elk dossier leveren wij standaard een overbruggingsdocument mee: een technische bevestiging van onze ingenieur, gericht aan uw accountant, die de bewijsstukken samenvat. Het vervangt de aanvraag bij VEKA niet. De fiscale verwerking blijft de beslissing van uw accountant. Geen aparte kost.

Niet meer. De datum van 30 juni 2026 uit de oorspronkelijke overgangsregeling werd door het koninklijk besluit van 16 juni 2026 vervangen door 31 december 2026.

Voor investeringen uit 2025 en 2026 geldt: u dient de aanvraag bij VEKA in binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar van de investering, met 31 december 2026 als uiterste datum, maar nooit minder dan drie maanden na het einde van het boekjaar. Concreet:

• Boekjaar = kalenderjaar 2025: uiterlijk 31 december 2026.
• Boekjaar eindigend in de loop van 2025 (bv. 30/09/2025): twaalf maanden na het boekjaareinde. In dat voorbeeld was dat 30/09/2026, dus al voorbij.
• Investering in 2026, boekjaar = kalenderjaar: uiterlijk 31 maart 2027.

Wat vaak vroeger valt, is de aangifte. Dien bij VEKA in vóór uw boekhouder de aangifte indient. Voor een boekjaar dat eindigde tussen 31/12/2025 en 28/02/2026 was de uiterste aangiftedatum 15 oktober 2026. Is de aangifte al ingediend zonder aanvraag bij VEKA, dien de aanvraag dan onmiddellijk alsnog in.

Na 31 december 2026 moet u, op straffe van verval, een attest of het bewijs van uw aanvraag kunnen voorleggen, tenzij uw aanvraagtermijn dan nog loopt (bv. investering in 2026, boekjaar = kalenderjaar: tot 31 maart 2027). Wij berekenen de juiste datum per dossier. Het is de datum van definitieve indiening in de VEKA-webtoepassing die telt; een opgeslagen ontwerp volstaat niet.

Ja, dat raden wij aan. Het koninklijk besluit van 16 juni 2026 laat de aangifte zonder attest toe, maar vraagt dan het bewijs dat de aanvraag al ingediend werd, als indienen op dat moment al mogelijk was. Bij VEKA kan dat sinds mei 2026. Dien dus eerst in, bezorg de bevestiging van VEKA aan uw boekhouder, en doe dan de aangifte. Hoe de aftrek in de aangifte verwerkt wordt, beslist uw boekhouder.

Dan schuift het saldo door. De verhoogde aftrek die u in een jaar niet kunt benutten, is onbeperkt overdraagbaar naar de volgende jaren. Een spreiding van de aftrek over meerdere jaren bestaat voor deze aftrek niet: ze hoort bij het boekjaar waarin de investering verkregen werd.

Vóór de eerste factuur. Tijdens de overgangsregeling (investeringen tot en met 2026) mag de energiestudie achteraf opgemaakt worden. Voor latere investeringen vraagt VEKA een studie die dateert van vóór de eerste factuur van de investering. Plant u een investering? Neem contact op vóór u bestelt.

Onze auteur is in elk dossier het aanspreekpunt voor VEKA. Eventuele bijkomende vragen volgen we mee op zonder bijkomende factuur — wij bouwen onze geloofwaardigheid op door dossiers degelijk te verdedigen.

VEKA aanvaardt initieel een aangevinkte erewoord-verklaring in de webtoepassing. Zij behouden echter expliciet het recht om bij twijfel het dossier op te schorten of het attest aan te vechten. Daarom nemen wij in elke geleverde studie een afzonderlijke DNSH-verantwoording op die de zes EU-milieudoelstellingen per project aftoetst — concreet met verwijzingen naar de Battery Regulation 2023/1542 (Cat 8), Recupel/PV-CYCLE (Cat 9), en de gangbare brand- en thermische beveiligingsnormen. U beschikt zo over een verdedigbaar antwoord bij een eventuele controle.

Ja — in onze standaard-werkwijze dient u (of uw accountant) het dossier zelf in via de VEKA-webtoepassing. Wij leveren u een volledig indien-klaar pakket: de energiestudie of technische beschrijving, het ingevulde VEKA-sjabloon, de bijlage met factuuranalyse en een VEKA-indieningshandleiding op maat van uw dossier, die met schermafbeeldingen stap voor stap toont welk bestand waar in het online loket hoort en welke waarden u in de portaalvelden invult. U houdt zo de regie en de finale controle over uw eigen aanvraag. Loopt u tijdens het uploaden vast, dan helpen wij u via een korte schermsessie — zonder bijkomende factuur. Voor eventuele inhoudelijke vragen van VEKA achteraf blijven wij uw aanspreekpunt.

De aanvraag verloopt via de VEKA-webtoepassing, met aanmelding via het Vlaamse overheidsplatform ACM/IDM (eID of itsme). Elke gebruiker moet eerst de nodige rechten krijgen van de lokale beheerder van de onderneming: een bestuurder die in de KBO vermeld staat. Een accountant die voor zijn cliënt indient, heeft die rechten dus ook nodig; een bestaand fiscaal mandaat geeft geen toegang tot de VEKA-webtoepassing. Regel dit vóór de eerste aanmelding. Onze indieningshandleiding legt de stappen uit: nieuwe aanvraag aanmaken, categorie kiezen, de stavingsdocumenten en het sjabloon opladen, de facturen toevoegen (individueel tot 10 stuks, daarboven via een Excel-lijst), en de DNSH-erewoordverklaring aanvinken. Heeft u een combidossier? Dan dient u twee aparte aanvragen in (Cat 8 én Cat 9) met hetzelfde gedeelde sjabloon — onze handleiding wijst u daar expliciet op.