Algemene voorwaarden

1. Definities

• "Opdrachtnemer": Fringloos BV (KBO 0632.947.566, De Arend 5, 8210 Zedelgem), handelend onder de naam VIAF voor de energiestudie-dienst.
• "Opdrachtgever": de onderneming, vrije beroeper, zelfstandige of rechtspersoon die de dienst bestelt in het kader van zijn beroepsactiviteit — met name een ondernemer, een boekhouder of accountant die optreedt voor zijn cliënt, of de aanvragende onderneming zelf. Deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op overeenkomsten tussen ondernemingen (B2B) in de zin van het Wetboek van Economisch Recht.
• "Begunstigde": de aanvragende onderneming voor wie het VIAF-dossier wordt opgemaakt. Dit kan dezelfde zijn als de opdrachtgever, of een derde wanneer een boekhouder bemiddelt.
• "Studie": de energiestudie, technische beschrijving en/of het ingevulde VEKA TVT/IRR-sjabloon zoals geleverd door de opdrachtnemer.
• "VTA": de Verhoogde Thematische Aftrek conform art. 69/1 WIB92 en het KB van 20 december 2024.
• "VEKA": het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap, het bevoegde gewestelijke agentschap voor de inhoudelijke beoordeling van het dossier.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden gelden op elke overeenkomst tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever met betrekking tot de levering van een studie. Afwijkingen zijn slechts geldig na uitdrukkelijke schriftelijke aanvaarding door beide partijen.

De diensten van de opdrachtnemer zijn uitsluitend bestemd voor ondernemingen en beoefenaars van vrije beroepen die handelen in het kader van hun beroepsactiviteit. Consumenten in de zin van art. I.1, 2° WER worden niet als opdrachtgever aanvaard.

Bij conflict met algemene voorwaarden of bestelbonnen van de opdrachtgever, primeren deze voorwaarden, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke afwijking van onze zijde.

3. Voorwerp van de overeenkomst

De opdrachtnemer verbindt zich tot het opmaken en leveren van een van de volgende prestaties, naargelang het type investering:

• Een energiestudie voor categorie 8 (batterij-energieopslag) of een ander categorie waarvoor een energiestudie vereist is.
• Een technische beschrijving voor categorie 9 (productie van hernieuwbare energie).
• Een combidossier voor de combinatie van Cat 8 en Cat 9 in hetzelfde boekjaar.
• Een alternatieve-pad-nota wanneer de investering niet aan de VTA-voorwaarden voldoet.

Elke prestatie omvat het ingevulde VEKA TVT/IRR-sjabloon en een verklaring op eer ondertekend door een industrieel ingenieur, conform onze publicatie op /tarieven ten tijde van bestelling.

4. Verplichtingen van de opdrachtnemer

• Inspanningsverbintenis: de opdrachtnemer streeft naar een ontvankelijk dossier dat voldoet aan de vormvereisten van VEKA. De uiteindelijke beoordeling van ontvankelijkheid blijft echter een bevoegdheid van VEKA — de opdrachtnemer geeft geen garantie op goedkeuring.
• Doorlooptijd: typisch 2 tot 3 weken na ontvangst van een volledig intake-dossier (de volledigheid wordt schriftelijk bevestigd door de opdrachtnemer), behoudens overmacht.
• Vertrouwelijkheid: alle van de opdrachtgever ontvangen gegevens worden vertrouwelijk behandeld, conform de privacy-verklaring.
• Follow-up VEKA-vragen: bijkomende vragen van VEKA na indiening van het dossier worden zonder bijkomende facturatie beantwoord, voor zover deze betrekking hebben op de inhoud van de geleverde studie en voor zover deze worden gesteld binnen twaalf maanden na de oplevering van het dossier door de opdrachtnemer.

5. Verplichtingen van de opdrachtgever

• Tijdig en volledig leveren van de gevraagde stavingsdocumenten (installateur-factuur, energiefactuur, MijnFluvius-CSV-export, eventuele extra documenten). Indien het dossier niet volledig is binnen drie maanden na bestelling, behoudt de opdrachtnemer zich het recht voor de opdracht als vervallen te beschouwen met aanrekening van reeds gepresteerde werkzaamheden.
• Verschaffen van correcte en volledige informatie. De opdrachtgever vrijwaart de opdrachtnemer voor de gevolgen van onjuiste of onvolledige informatie die hij heeft aangereikt.
• Tijdige betaling conform de hieronder vermelde betalingsvoorwaarden.
• Zelf instaan voor de indiening van het dossier via de VEKA-webtoepassing (of dit door zijn boekhouder laten doen), tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

6. Prijs en betaling

• De prijzen zijn deze gepubliceerd op /tarieven op het ogenblik van bestelling. Alle bedragen zijn excl. 21% BTW.
• Facturatie gebeurt bij oplevering van het dossier; betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum.
• Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de wettelijke interest verschuldigd (Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties).
• De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om bij niet-betaling van een eerdere factuur lopende of nieuwe opdrachten op te schorten.

7. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van de opdrachtnemer is beperkt tot opzettelijke fout of grove nalatigheid. Buiten deze gevallen is de opdrachtnemer niet aansprakelijk, in het bijzonder niet voor:

• Weigeringen, opschortingen of bijkomende informatie-aanvragen door VEKA, FOD Financiën of andere bevoegde overheden, in de mate dat deze niet voortvloeien uit een fout van de opdrachtnemer.
• Afwijkende interpretatie van VEKA-richtlijnen, onzekere technische parameters, evolutie van VEKA-beoordelingspraktijk, …
• Fiscale gevolgen of fiscale herzieningen die voortvloeien uit beslissingen van de bevoegde belastingadministratie.
• Wijzigingen aan de regelgeving (waaronder de VTA-energielijst) die plaatsvinden ná oplevering van de studie.

In geval van aansprakelijkheid zal enkel de rechtstreekse en bewezen schade in aanmerking komen, beperkt tot het bedrag van de betreffende factuur. Elke vergoeding van indirecte of gevolgschade, fiscale boetes, interest op belastingschulden, gederfde belastingvoordelen voortvloeiend uit beslissingen van belastingadministraties, winstderving of verlies van inkomsten is uitdrukkelijk uitgesloten.

8. Intellectueel eigendom

• Het geleverde dossier (energiestudie, technische beschrijving, ingevuld sjabloon) wordt na volledige betaling eigendom van de opdrachtgever, voor gebruik in het kader van de VTA-aanvraag en eventuele bewaring voor latere controles. De opdrachtnemer is gerechtigd de afgifte van het dossier op te schorten tot de volledige betaling van de factuur.
• Onze tooling, methodologie, rekenmodellen, simulatie-engines en interne kennisbestanden blijven eigendom van de opdrachtnemer respectievelijk haar licentiegevers.
• De opdrachtnemer behoudt het recht om geanonimiseerde of geaggregeerde data uit dossiers te gebruiken voor productverbetering en interne kwaliteitsbewaking.

9. Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich tot vertrouwelijkheid omtrent alle commerciële, technische en financiële informatie waartoe zij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst toegang krijgen. Deze verplichting blijft van kracht na het einde van de overeenkomst.

Uitzonderingen zijn enkel data en documenten die noodzakelijk gedeeld moeten worden met VEKA als deel van de aanvraag, of die de opdrachtnemer wettelijk verplicht is bekend te maken aan een bevoegde overheid.

10. Duur en beëindiging

• De overeenkomst wordt aangegaan per dossier. Zij eindigt automatisch bij oplevering van het dossier en volledige betaling van de factuur.
• De opdrachtgever kan vóór de start van de studie-fase kosteloos annuleren, mits schriftelijke kennisgeving. Dit geldt niet in het geval dat de opdrachtnemer de overeenkomst als vervallen beschouwt wegens het niet tijdig aanleveren van het intake-dossier conform art. 5, in welk geval de reeds gepresteerde werkzaamheden worden aangerekend.
• Tijdens de studie-fase: bij annulering door de opdrachtgever wordt pro-rata gefactureerd voor het reeds uitgevoerde werk.
• De opdrachtnemer kan de overeenkomst ontbinden bij ernstige tekortkoming van de opdrachtgever (onder meer: niet-betaling, het verstrekken van bewust foutieve informatie), zonder bijkomende schadevergoeding.

11. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.

Voor elk geschil dat niet minnelijk kan worden opgelost, zijn uitsluitend de rechtbanken van de maatschappelijke zetel van de opdrachtnemer (gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge) bevoegd, met uitsluiting van alle andere.

12. Wijzigingen aan deze algemene voorwaarden

De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden aangekondigd via de website. Voor lopende overeenkomsten blijven de algemene voorwaarden die golden op het ogenblik van bestelling van toepassing. Voor nieuwe bestellingen geldt steeds de laatst-gepubliceerde versie.